DIN 5008 – sinnvoll oder deutscher Normierungswahn?

Man weiß ja, dass die Deutschen gründlich sind und gerne vieles regeln. Und aus diesem Grund begegnet jedem, der sich bewerben will, auch irgendwann einmal die DIN 5008. Da eine Bewerbung zum professionellen Schriftverkehr gehört – sie ist (auch wenn der Absender eine Privatperson ist) kein rein privates Schreiben – ist eine gewisse Regelung darüber, wie sie aussehen soll, durchaus sinnvoll. Bei der Gestaltung sollte man daher nicht willkürlich vorgehen und sich einfach etwas ausdenken.

Wieso Normen und wer macht sie?

In Deutschland wird der Aufbau von Geschäfts- und Privatkorrespondenz durch die Norm DIN 5008 geregelt: Sie gehört zu den grundlegenden Normen für Arbeiten im Büro- und Verwaltungsbereich und bietet Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung an. Sie regelt nicht das, was Sie schreiben (also den Inhalt) sondern lediglich wie Sie ihr Schreiben aufbauen.
Das Deutsche Institut für Normung (DIN) ist ein eingetragener Verein, der privatwirtschaftlich getragen wird. Er wird von der Bundesrepublik Deutschland als einzige nationale Normungsorganisation unterstützt.

Der Verein bietet den sogenannten „interessierten Kreisen“ ein Forum, im Konsensverfahren Normen zu erarbeiten. Als interessierte Kreise bezeichnet man alle, die ein Interesse an einer Normung haben, z. B. die Gesellschaft, die Wirtschaft, Behörden oder die Forschung. Die fachliche Arbeit der Normung wird in Arbeitsausschüssen bzw. Komitees durchgeführt. Für eine bestimmte Normungsaufgabe ist dort jeweils ein Arbeitsausschuss zuständig. Einen Antrag auf die Entwicklung einer Norm kann übrigens jeder stellen.

Normen sind Dokumente, die festlegen, wie ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Verfahren beschaffen sein muss. Sie garantieren Einheitlichkeit und erleichtern u. a. Vergleichbarkeit und Beurteilung der Güte von Produkten und Leistungen. Außerdem dienen sie dazu, den Warenverkehr zu erleichtern und Abläufe zu rationalisieren.

Nehmen Sie als Beispiel einmal die bekannten DIN-Formate. Ein übliches Schreibpapier hat die Maße 210 x 297 mm, bekannt als DIN A4. Undenkbar, dass es diese Norm nicht gäbe und jeder sein eigenes Papierformat verwenden würde, denn: „Die Norm sorgt unter anderem dafür, dass Papier in jeden Drucker, Kopierer oder Hefter passt. Die Formate wurden bereits im Jahr 1922 als DIN 476 veröffentlicht und sind heute ein internationaler Klassiker: DIN EN ISO 216.“ (vgl. https://www.din.de/de/ueber-normen-und-standards/basiswissen).

Die DIN 5008

Der Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen (NIA), Arbeitsausschuss NA 043-03-01 AA „Textverarbeitung“ hat die DIN 5008 entwickelt. Beim NIA heißt es: „Die DIN 5008 mit dem Titel Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung ist als grundlegende Norm im Verwaltungs- und Bürobereich wohl eine der bekanntesten DIN-Normen. Ziel der Norm ist es, durch einfache und verständliche Regeln Texte und Informationen so darzustellen, dass sie unter Berücksichtigung der Lese- und Nutzungsgewohnheiten der Anwender in unterschiedlichen Kontexten schnell erfasst werden können.“

Die DIN 5008 wurde nach einer umfangreichen Überarbeitung im Jahr 2011 zuletzt 2019 überarbeitet. Diese Reform erschien im März 2020. Insbesondere für Büroangestellte gilt sie als wichtiges Regelwerk im Alltag und ist sogar für kaufmännische Berufe in der Prüfung der IHK relevant. Offizieller Partner des DIN ist der Beuth-Verlag, über den auch alle Normen bezogen werden können.

Die DIN 5008 und Ihre Bewerbung

Es gibt also gute Argumente dafür, sich im Zuge der eigenen Bewerbung auch mit dieser Norm zu beschäftigen. Schließlich ist jeder Bewerber daran interessiert, dass sein Text gut beim Empfänger ankommt, lesbar und verständlich ist. Selbstverständlich handelt es sich aber bei der DIN 5008 nicht um ein Gesetz  – natürlich könnte uns der Gesetzgeber so etwas gar nicht vorschreiben! Allerdings ist es eine Empfehlung, die allgemein anerkannt ist und an die sich, wenigstens grob, die meisten Unternehmen, die einen professionellen Schriftverkehr pflegen, halten.

Insbesondere, wenn Sie sich im kaufmännischen Bereich oder im Büro bewerben, sollten Sie die DIN 5008 berücksichtigen – alleine schon, um dem Arbeitgeber zu zeigen, dass Sie wissen, wie man im Geschäftsleben Briefe schreibt. So gesehen ist Ihre Bewerbung gleichzeitig die erste Arbeitsprobe…

Die wichtigsten Regeln

Die DIN 5008 regelt für Briefe alles, was zur Gestaltung gehört, angefangen vom Seitenabstand über die Schriftgröße bis hin zur Gestaltung des Anschriftenfelds (z. B. wichtig für den Postversand). Außerdem werden einheitliche Regeln für z. B. die Schreibweise des Datums oder des Betreffs vorgegeben. Dabei gibt es fast immer auch Wahlmöglichkeiten, zumal die Bedürfnisse von Geschäfts- und Privatpost unterschiedlich sind. Wir werden Ihnen hier in loser Folge die wichtigsten für Ihre Bewerbung relevanten Regeln vorstellen.

Das Datum

In der letzten Überarbeitung rät die DIN 5008 zur Verwendung der internationalen Datumsschreibweise Jahr-Monat-Tag. Weitere Formate sind aber möglich.

Das Datum für den 18. Januar 2021 sollte also so aussehen:
2021-01-18 (Die Jahreszahl vierstellig schreiben, da es sonst zu Verwechslungen kommen kann).

Außer der internationalen Schreibweise erlaubt die DIN auch diese:
18.01.2021 (wenn es eindeutig ist)

oder

18. Januar 2021

(nur hier gilt: Einstellige Tagangaben enthalten keine Null vorweg, also z. B. 6. Januar 2021)

Die internationale Schreibweise des Datums finden viele gewöhnungsbedürftig, auch hier bei uns die Kollegen im Talentcenter. Wenn Sie es nicht mögen, nutzen Sie also gerne die Alternativen. In einigen Jahren werden wir uns dann vermutlich alle daran gewöhnt haben.

Im nächsten Blogbeitrag folgen weitere Gestaltungsvorgaben wie das Anschriftenfeld, die Schrift und die Telefonnummer.